Anrufmanagement · für Rechtsanwaltskanzleien

Kein Anruf
geht verloren. Telefonnotiz, Rückrufliste & Anrufjournal für Anwaltskanzleien — zentral in der Cloud.

TelDesk erfasst jeden Anruf als strukturierte Telefonnotiz — mit Status, Zuständigkeit und Erledigungsvermerk. DSGVO-konform, betrieben auf deutschen Servern, mit lückenlosem Audit-Log.

Demo vereinbaren → Funktionsumfang
≈ 1 € pro Tag Server in Deutschland DSGVO ab Werk
Mandant Müller, Anja
Telefon 030 12345678
Eingang 21.05.2026 · 09:14
Anwalt Dr. Schmidt
Kategorie Fristsache
Priorität dringend
Status offen
EILT
Live-Eindruck · so sehen es Ihre Mitarbeiter
🔒teldesk.de/app/kanzlei-mueller
TelDesk Übersicht am Empfangs-PC: alle offenen Anrufe, Suche, Filter, Ein-Klick-Erledigung

Das Sekretariat sieht alle offenen Anrufe auf einen Blick — Suche, Filter, Ein-Klick-Erledigung. Die handschriftliche Rückrufliste entfällt ersatzlos.

🔒teldesk.de/app/kanzlei-mueller — Statistik
Jahresstatistik für die Kanzleileitung: Erledigungsquote, Reaktionszeiten, Kontaktwert von 68.496 Euro

Die Kanzleileitung sieht das Jahr in Zahlen: Erledigungsquote, Reaktionszeit je Anwalt — und den dokumentierten Kontaktwert aller Anrufe in Euro.

TelDesk auf dem Smartphone: Anrufkarten mit Tipp-zum-Rückruf

Unterwegs auf dem Smartphone: Nummer antippen — der Mandant ist am Apparat. Kein Abtippen, keine Wählfehler.

Anruferfassung am Tablet mit dokumentierter DSGVO-Einwilligung

Am Empfangs-Tablet: Anrufe in Sekunden erfassen — inklusive dokumentierter DSGVO-Einwilligung (Art. 6/7).

I. — Ausgangslage

Telefonnotizen auf Zetteln sind ein Haftungsrisiko.

In jeder Kanzlei laufen täglich Dutzende Anrufe ein. Wer sie verwaltet — Sekretariat, ReFa, Anwalt selbst — entscheidet darüber, ob ein Mandant zurückgerufen wird, eine Frist gewahrt bleibt, ein Mandat zustande kommt. Die übliche Praxis ist erstaunlich oft: handschriftliche Notiz, gelber Klebezettel, Excel-Tabelle, geteilte Word-Datei.

i.

Verlorene Anrufe

Die handgeschriebene Rückrufliste verschwindet auf einem überfüllten Schreibtisch oder wird mündlich weitergegeben — und vergessen. Der Mandant wartet, der Anwalt weiß von nichts.

ii.

Fehlende Nachvollziehbarkeit

Bei Beanstandungen lässt sich nicht belegen, wann ein Anruf eingegangen ist, wer ihn entgegengenommen, wer ihn weitergeleitet hat. Das ist berufsrechtlich heikel.

iii.

Datenschutzrechtliche Lücken

Klebezettel, Excel-Listen oder WhatsApp-Nachrichten zwischen Mitarbeitern erfüllen die Anforderungen der DSGVO nicht — weder Zweckbindung noch Löschfristen noch Zugriffsschutz.

II. — Einsatz im Kanzleialltag

Telefonnotiz, Rückrufliste, Anrufjournal — ein System.

In der Anwaltskanzlei ist die Telefonnotiz mehr als eine Notiz: Sie ist Arbeitsauftrag, Dokumentation und Übergabe zugleich. TelDesk bildet diesen Ablauf digital ab — strukturiert, einheitlich und nachvollziehbar.

Digitale Telefonnotiz

Jeder Anruf wird als strukturierte Telefonnotiz angelegt — mit Anruferdaten, Anliegen, Zuständigkeit und Status. So entsteht eine verlässliche Grundlage, die im Team verstanden wird: offen, in Bearbeitung, erledigt. Das reduziert Rückfragen, verhindert Doppelarbeit und hält Informationen nachvollziehbar.

Digitale Rückrufliste

TelDesk macht aus Rückrufbitten eine geordnete Rückrufliste. Einträge werden erfasst, einer Person verbindlich zugewiesen und über den Status sauber abgearbeitet. So bleibt die Kommunikation verbindlich — auch bei hohem Anrufaufkommen, ohne »Doppelt-Rückrufe«.

Anrufjournal für die Kanzlei

Das Anrufjournal ist die zentrale Übersicht über alle Telefonkontakte: was eingegangen ist, wie der Bearbeitungsstand ist, wer zuständig ist. Anrufe bleiben als Arbeitsvorgang dokumentiert — kanzleiweit, ohne Medienbruch, jederzeit nachvollziehbar.

Verpasste Anrufe nachfassen

Ein verpasster Anruf ist häufig ein verpasster Erstkontakt — und damit ein verlorenes Mandat. In TelDesk werden verpasste Anrufe als Eintrag sichtbar, einer Person zugewiesen und mit Status zuverlässig nachgefasst, statt »nebenbei« verloren zu gehen.

III. — Funktionsumfang

Alles, was eine Kanzlei für die Anrufverwaltung braucht.

TelDesk ist kein generisches CRM, sondern eine Fachanwendung — entwickelt für den Arbeitsalltag einer deutschen Anwaltskanzlei. Schlank, übersichtlich, ohne Schulungsaufwand.

§ 1 — Erfassung

Anrufaufnahme in Sekunden

Ein klar strukturiertes Formular: Anrufer, Telefonnummer, betroffener Anwalt, Kategorie, Priorität, freier Nachrichtentext. Tastatur-tauglich, ohne Maus bedienbar.

  • Kategorienschema: Frei konfigurierbar — typisch: Mandat / Erstberatung, Termin, Fristsache, Akteneinsicht, Allgemeine Anfrage.
  • Anwaltszuordnung: Direkte Zuweisung mit Anzeige der aktuellen Auslastung.
  • Prioritätenkennzeichnung: Dringend / normal — mit visueller Hervorhebung in allen Ansichten.
  • Soft-Delete: Anrufe werden nicht endgültig gelöscht, sondern archiviert und sind rekonstruierbar.
Neuer Anruf erfassen — Formular mit DSGVO-Einwilligungs-Checkbox
§ 2 — Bearbeitung

Vom Eingang bis zur Erledigung

Jeder Anruf durchläuft denselben Lebenszyklus: eingegangen → in Bearbeitung → erledigt. Status, Verantwortlichkeit und Zeitstempel sind jederzeit transparent.

  • Live-Übersicht: Alle offenen Anrufe auf einen Blick, sortiert nach Eingangszeit oder Priorität.
  • Auto-Refresh: Neue Einträge erscheinen automatisch — ohne Reload, alle 20 Sekunden.
  • Filter & Suche: Nach Anwalt, Kategorie, Status, Zeitraum, Volltextsuche im Nachrichtentext.
  • Direkter Rückruf: Telefonnummer in der Übersicht antippen — das Smartphone wählt sofort, der Desktop öffnet die Telefonanlage. Kein manuelles Abtippen, keine Wählfehler.
  • Erledigt-Markierung: Ein Klick mit automatischem Zeitstempel — die Reaktionszeit wird festgehalten.
  • Schnellfilter: Kennzahlen sind klickbar — »Offene Anrufe heute« öffnet direkt die gefilterte Liste.
📞
Der Unterschied im Alltag

Direkter Rückruf statt Rückrufliste

Die klassische Rückrufliste der Sekretärin: handgeschrieben, auf dem Schreibtisch, die Nummer wird abgetippt — und manchmal vertippt. In TelDesk ist jede Telefonnummer ein tel:-Link. Antippen genügt: Das Smartphone wählt sofort, am Arbeitsplatz übernimmt das hinterlegte Telefonie-Programm. Aus der Notiz wird in einem Schritt der Rückruf — der Mandant ist am Apparat, die Reaktionszeit automatisch dokumentiert.

§ 3 — Auswertung

Statistik und Berichtswesen

Was die Kanzleileitung wissen sollte: Wie viele Anrufe pro Anwalt? Wie lange dauert die durchschnittliche Reaktion? Welche Mandanten rufen besonders häufig an? Welche Anrufe liegen seit Tagen offen?

  • KPI-Dashboard: Tages-, Wochen- und Monatszahlen mit Trend-Visualisierung.
  • Reaktionszeit-Ranking: Median pro Anwalt und Kategorie.
  • Aging-Analyse: Alte unerledigte Anrufe sichtbar machen — als Frühwarnsystem.
  • Peak-Stunden: Wann genau läuft das Telefon heiß? Für Personalplanung im Sekretariat.
  • Wiederholungsanrufer: Wer hat in den letzten Wochen mehrfach angerufen?
  • PDF-Monatsbericht: Auf Knopfdruck — für Partner-Meeting oder Honorarabrechnung.
Statistik-Dashboard: 335 Anrufe, 94,9% Erledigungsquote, Effizienz nach Kategorie und Anwalt
Bearbeitungszeit-Verteilung, Aging-Warnung und Heatmap der Anrufaufkommen
Monatsbericht als PDF — mit KPIs, Auswertung nach Anwalt und Kategorie, Anrufliste

Statistik, Aging-Analyse, Heatmap und PDF-Monatsbericht — alles direkt in der Anwendung.

§ 4 — Berechtigungen

Granulare Zugriffsrechte

Was ein angestellter Anwalt sieht, soll nicht zwangsläufig auch dem Auszubildenden offenstehen. Die Rechteverwaltung folgt der Mandatsverantwortlichkeit.

  • Drei Rollen: Administrator, Anwalt, Sekretariat — mit definierten Standardrechten.
  • Eigene Anrufe nur: Anwälte können auf die Anrufe beschränkt werden, die ihnen direkt zugeordnet sind (Mandatsgeheimnis).
  • Statistik-Recht: Auswertungsfunktionen sind separat freischaltbar — etwa für die Sozietätsleitung.
  • Erzwungener Passwortwechsel: Bei Erstanmeldung und auf Anweisung des Administrators.
  • Passwort-Richtlinie: Mindestlänge 10 Zeichen, Komplexität, Sperrliste gegen triviale Passwörter.
§ 5 — DSGVO

Datenschutz als Erstanforderung

DSGVO-Konformität ist in einer Kanzlei kein Optional — sie ist Berufsrecht. TelDesk berücksichtigt die einschlägigen Anforderungen ab Werk.

  • Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten: Vorlage nach DAV-Empfehlung, mit editierbaren Platzhaltern und PDF-Druck.
  • Mandanten-Auskunft: Auf Anfrage des Betroffenen lässt sich der vollständige Datensatz in einer Datei exportieren.
  • Anonymisierung: Statt Löschung — sodass statistische Auswertungen weiter möglich bleiben.
  • Löschfristen: Frei konfigurierbar — typisch 6 Jahre nach Mandatsende.
  • Einwilligung dokumentiert: Wer hat wann eingewilligt? Wer hat die Einwilligung entgegengenommen?
DSGVO-Verwaltung — Auskunftsrecht, Recht auf Löschung, Aufbewahrungsfristen
Hinweise zur Datenverarbeitung nach DAV-Muster — als PDF druckbar

Auskunfts- und Löschrechte, Aufbewahrungsfristen und das vollständige DAV-Muster für die Informationspflicht nach Art. 13/14 DSGVO.

§ 6 — Bedienung

Webbasiert, mobiltauglich, ohne Installation

Die Anwendung läuft im Browser — am Arbeitsplatz, am Empfang, unterwegs. Keine zusätzliche Software auf den Kanzleirechnern.

  • Progressive Web App: Auf Smartphone und Tablet wie eine native App nutzbar — »zum Startbildschirm hinzufügen«.
  • Eigene Markenfarben: Kanzleilogo, Hausfarben — anpassbar durch den Administrator.
  • Backup & Import: Vollständige Sicherung als JSON-Datei, jederzeit per Mausklick.
  • Mehrere Endgeräte: Gleichzeitige Nutzung durch das gesamte Sekretariat — Änderungen sind sofort sichtbar.
IV. — Sicherheit

Sicherheit ist kein Feature — sondern Voraussetzung.

Kanzleidaten sind besonders sensibel. TelDesk ist nach den Grundsätzen »Security by Design« und »Privacy by Default« konzipiert. Eine vollständige statische Sicherheitsprüfung des Quellcodes wurde durchgeführt und dokumentiert.

Authentifizierung

Robuste Anmeldeverfahren

Passwörter werden ausschließlich als bcrypt-Hash (Kostenfaktor 12) gespeichert — niemals im Klartext, nicht reversibel. Session-IDs werden alle 30 Minuten automatisch erneuert; ein Session-Fingerprint erkennt Übernahme-Versuche.

Schutz vor Angriffen

Drei Verteidigungslinien

SQL-Injection durch ausschließliche Verwendung von Prepared Statements ausgeschlossen. Cross-Site-Scripting durch konsequente Ausgabe-Maskierung verhindert. Cross-Site-Request-Forgery durch Token-Pflicht bei jedem schreibenden Zugriff abgewehrt.

Rate-Limiting

Schutz vor automatisierten Angriffen

Anmeldeversuche sind pro IP-Adresse begrenzt — nach mehrfachen Fehlversuchen wird die Quelle gesperrt. Auch reguläre API-Aufrufe sind kontingentiert, um Lastspitzen und Scraping zu unterbinden.

Transport & Header

Verschlüsselte Übertragung

HTTPS-Verbindung mit HSTS-Pflichtkennzeichnung. Strikte Content-Security-Policy gegen Code-Injektion. Cookies mit HttpOnly, Secure und SameSite=Strict. Sicherheitsrichtlinie nach RFC 9116 hinterlegt.

Audit-Trail

Lückenlose Protokollierung

Jede schreibende Aktion — Login, Anrufanlage, Änderung, Löschung, Berechtigungsanpassung — wird mit Zeitstempel, Benutzer und IP-Adresse protokolliert. Das Audit-Log ist filterbar und revisionssicher.

Verschlüsselung

Daten in Ruhe geschützt

Besonders schützenswerte Felder werden in der Datenbank verschlüsselt gespeichert. Beim Datenbankzugriff von außen — etwa durch den Hoster — sind diese Inhalte unlesbar. Der Schlüssel liegt außerhalb der Datenbank.

DSGVO konform
Datenschutz nach deutschem und europäischem Recht Server in Deutschland · Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) inklusive · Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten als ausfüllbare DAV-Vorlage · Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung technisch umgesetzt.
AVV anfordern
Audit-Log · Auszug 21.05.2026 · 14:30
14:28:42 CALL_UPDATED Dr. Schmidt · Anruf #1487 als erledigt markiert
14:21:15 CALL_CREATED Frau Krause · neuer Anruf von Anja Müller / 030 12345678
14:15:03 USER_LOGIN Dr. Müller · erfolgreiche Anmeldung · 192.168.10.4
14:02:11 PERMISSION_CHANGED Admin · Statistik-Recht für Frau Becker aktiviert
13:45:38 GDPR_EXPORT Admin · Datenexport Mandant Bauunternehmen Lehmann
V. — Wirtschaftlichkeit

Was kostet ein verlorener Anruf?

TelDesk kostet rund einen Euro pro Tag — weniger als das Briefporto eines einzigen Mandantenschreibens. Wenn nur ein einziger Erstberatungstermin pro Quartal wegen einer übersehenen Telefonnotiz nicht zustande kommt, hat die verlorene Akte ein Vielfaches davon gekostet.

Durchschnittliches Erstberatungs­honorar 190 €
Folgehonorar bei Mandat (Mittelwert) 2 100 €
Erfahrungswert: jeder 4. Erstkontakt wird Mandat × 25 %
Erwartungswert je verlorener Anruf ≈ 715 €
Schon ein vergessener Anruf je Quartal 2 860 € p. a.
TelDesk Starter 348 € p. a.
das sind rund 1 € pro Tag

Beispielrechnung. Tatsächliche Honorarsätze und Mandatsquoten variieren nach Rechtsgebiet und Kanzleigröße.

VI. — Konditionen

Drei Pakete für jede Kanzleigröße.

Monatlich abrechenbar, ohne Mindestvertragslaufzeit. Vierzehn Tage kostenlos und unverbindlich testen — Daten bleiben in jedem Fall in der Kanzlei.

Starter
29 €
monatlich · zzgl. USt.
≈ 1 € pro Tag
  • 1 Anwalt + 1 Sekretariat
  • Unbegrenzte Anrufe
  • Anrufverwaltung & Kategorien
  • Statistik & PDF-Reports
  • Aging- und Reaktionszeit-Analyse
  • DSGVO-Verzeichnis (DAV-Vorlage)
  • Anonymisierung & Löschfristen
  • Eigene Markenfarben & Logo
  • Audit-Log Export
Auswählen
Professional
59 €
monatlich · zzgl. USt.
≈ 2 € pro Tag — für die ganze Kanzlei
  • 3 Anwälte + 1 Sekretariat
  • Unbegrenzte Anrufe
  • Anrufverwaltung & Kategorien
  • Statistik & PDF-Reports
  • Aging- und Reaktionszeit-Analyse
  • DSGVO-Verzeichnis (DAV-Vorlage)
  • Anonymisierung & Löschfristen
  • Eigene Markenfarben & Logo
  • Audit-Log Export
  • Priorisierter Support
Auswählen
Enterprise
auf Anfrage
für größere Sozietäten
  • Individuelle Benutzeranzahl
  • Unbegrenzte Anrufe
  • Voller Funktionsumfang wie Professional
  • API-Zugriff für Integrationen
  • Telefon-Support
  • Individuelle Vertragsgestaltung
Anfragen
VII. — Häufige Fragen

Was Kanzleien typischerweise wissen wollen.

Wo liegen die Daten unserer Mandanten?
Auf Servern in Deutschland (Rechenzentrum nach ISO 27001). Es findet keine Datenübermittlung in Drittstaaten statt. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO wird mit jeder Kanzlei abgeschlossen.
Wie aufwendig ist die Einführung?
Die Anwendung ist ohne Schulungsaufwand bedienbar. Eine erfahrene Sekretariatskraft ist nach 30 Minuten produktiv. Für die initiale Konfiguration (Benutzer anlegen, Kategorien definieren, Markenfarben einstellen) genügt eine Stunde. Wir begleiten den Einrichtungsprozess auf Wunsch.
Wer hat Zugriff auf unsere Daten? Kann der Anbieter mitlesen?
Wir betreiben TelDesk als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO auf einem deutschen Server. Technisch hat unser Betriebspersonal den für Wartung und Sicherheit notwendigen Zugriff auf die Anwendung und die zugrundeliegende Datenbank — vertraglich ist dieser Zugriff jedoch auf das unvermeidliche Minimum begrenzt und ausschließlich zum Zweck des Betriebs der Anwendung gestattet. Besonders sensible Felder (Telefonnummern) werden zusätzlich verschlüsselt gespeichert. Alle Zugriffe sind protokolliert. Ein anlassloses Mitlesen findet nicht statt und ist arbeitsrechtlich wie strafrechtlich (§ 203 StGB für eingebundene Geheimnisträger entsprechend, § 42 BDSG) sanktionsbewehrt.
Was passiert mit unseren Daten, wenn wir kündigen?
Vor Vertragsende kann ein vollständiger Export aller Daten als strukturierte JSON-Datei heruntergeladen werden. Nach Vertragsende werden die Daten gemäß DSGVO innerhalb von 30 Tagen gelöscht — auf Wunsch früher.
Erfüllt TelDesk die Anforderungen der BORA?
Die Berufsordnung für Rechtsanwälte (BORA) verlangt insbesondere die Wahrung des Mandatsgeheimnisses (§ 2) und sorgfältige Aktenführung (§ 50 BRAO). TelDesk unterstützt beides durch granulare Berechtigungen, Verschlüsselung und revisionssicheres Audit-Log. Die rechtliche Bewertung der konkreten Einbindung in die Kanzleiabläufe bleibt selbstverständlich bei der Kanzlei.
Gibt es eine Testphase?
Ja. Vierzehn Tage uneingeschränkter Zugriff auf das Professional-Paket, ohne Angabe von Zahlungsdaten. Wenn Sie sich danach gegen TelDesk entscheiden, erlischt der Zugang automatisch.